This document has been made for the French case, which I know. There must be common points and differences from one country to another.

Important Preliminary Notice : time and material
Getting a visa can take time. It is thus necessary to start the process the earliest you can. Concerning the meetings, which gather people from varied countries, you have to start even more in advance. When you organize an "international" event, think well, when you fix the dates, that it will take very long time for people to receive the invitation, to decide to come, to arrange their journey, to ask for assistance for a visa...

Then, people can wait for weeks until they obtain an appointment and a visa, especially in summer, but that depends on the countries. Moreover, if you are in charge of getting several visas for an event, keep in mind that : it is lot of work full of unexpected events and it is necessary that the person in charge is very available, because there are often things to make at the last minute. Also keep in mind that the exchanges will be made in a foreign language perhaps not perfectly spoken by each participants, so many misunderstandings have to be forecasted. In addition, it is necessary to plan material to communicate by e-mail, fax and international phone calls. If there is available material, it is immediately much easier... If not, find an appropriate Internet Cafe, much less expensive and more effective than the Post office. Such expenses have to be planned.

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Am besten ist es wenn die Einladerinnen eine Organisation, Asta oder gemeinnütziger Verein sind und somit die Legitimation haben Referentinnen einzuladen zu gewissen Themen und Gewissen Zeitpunkten. Das heisst wenn ihr Vereine, Organisationen kennt, vermittelt sie.

Wenn die Einladerinnen persönlich einladen ist folgendes wichtig oder zu beachten:

Bedingung zum Einladen:

Du solltest ein festes Einkommen haben wenigstens für die letzten drei Monate und mindestens 750 Euro, Selbständige sind auch okay aber es wird für sie umständlicher ihr Gehalt nachzuweisen (d.h. mehr Papierkram), Ausnahme sind Ärtzte und Anwälte etc.

Ungefährer Ablauf:

Du müsstest beim Landesamt für Bürger und Ordnungsangelegenheiten (z.b. Berlin-Friedrichstr.219) anrufen und einen Termin vereinbaren, sie werden dich meist am Telefon schon über Formalitäten aufklären, z.b. was du mitbringen musst zum Termin:

0. Pass

1. Eine ausgefüllte Verpflichtungserklärung, in der deine Daten und all die Daten des Einzuladinnen einzutragen sind (Siehe unter: http://www.berlin.de/labo/verpflichtung/dienstleistungen/ [10]) und es bedeutet, dass du die Verantwortung für den eingeladenen Menschen übernimmst, in bezug auf eventueller Krankheit,Verpflegung und Unterkunft. Die Verplichtungserklärung kostet 25 Euro.

2. Deine Verdienstbescheinigung der letzten drei Monate ab 750 Euro.

3. Du musst dich (später noch)um eine Versicherung für die Einzuladinnen kümmern (Siehe unter: http://www.provisit.de/ [11]), kostet ca. 40 euro pro monat.... und deckt damit die Gesundheitsversorgung, Haftpflicht und Abschiebekosten ab.

Wenn du einen Stempel auf die Verpflichtungerklärung bekommst, schickst du das Original und eine persönliche Einladung an die Person, die du einladen möchtest. Vergiss nicht Kopien zu machen.

Gründe für die persönliche Einladung:

Die Gründe sollten immer etwas verharmlost werden und nicht unbedingt politisch begründet werden. Beispielsweise ein wichtiges geschäftliches Treffen, oder eine bevorstehende Hochzeit oder die Person kann nur Urlaub in der Zeit bekommen, was den verdacht auf Wirtschaftsflüchtling vereitelt (ist leider so)oder das die Person nur dann Aufsicht für das eigene Kind bekommt und deshalb nur zu diesem Zeitraum reisen kann

Die Person die eingeladen werden will, müsste sich dann mit dem persönlichen Einladungsschreiben und der Verpflichtungserklärung an die deutsche Botschaft wenden, höchstwhrscheinlich muss ein Reisepass mitgebracht werden und andere Papiere...

...... und dann heisst es warten auf das okay von der deutschen botschaft aus dem Land der Eingeladinnen

Eventuelle Fragen, Ergänzungen, Recherchen, Antworten bei: visaquestions@riseup.net [12]

Die Person die eingeladen werden will:

1. Bitte geh zu deiner Botschaft und frage was die Bedingungen sind damit du nach Deutschland (oder Schengenervisum erhalten kannst)eingeladen werden kannst, d.h. schon mit der Prämisse das dich jemand einladen möchte.

2. Da werden sie dich hoffentlich informieren, wie du eingeladen werden kannst, wie lange es dauert, wie teuer es ist und welche Arten von Visa du brauchst, wie lange, ob 1 Monat oder 3 Monate für das Schengenvisum und ob du Transitvisas brauchst.

Eventuelle Fragen, Ergänzungen, Recherchen, Antworten bei: visaquestions@riseup.net [13]

Wichtige schon recherchierte Links - Wenn ihr mehr habt schickt sie an visaquestions@riseup.net:

Link Verpflichtungserklärung und Einladungen beim Landesamt für Bürger und Ordnungsangelegenheiten in z.b. Berlin Friedrichstr. 219: [link] [14]

Link Visabestimmungen-Auswärtiges Amt: [link] [15]

Link Visabestimmungen Russland: [link] [16]

Link deutsche Botschaft in Moskau: [link] [17]

Link für Versicherung: http://www.provisit.de [18]

Links:
[1] http://www.berlin.de/labo/verpflichtung/dienstleistungen/
[2] http://www.provisit.de/
[3] http://www.wombles.org.uk/mailto:visaquestions@riseup.net
[4] http://www.wombles.org.uk/mailto:visaquestions@riseup.net
[5] http://www.berlin.de/labo/verpflichtung/dienstleistungen/
[6] http://www.auswaertiges-amt.de/diplo/de/WillkommeninD/EinreiseUndAufenthalt/Visabestimmungen.html
[7] http://www.moskau.diplo.de/Vertretung/moskau/de/01/Visabestimmungen/Visabestimmungen.html
[8] http://www.moskau.diplo.de/Vertretung/moskau/de/01/Visabestimmungen/Beantragungsverfahren.html
[9] http://www.provisit.de/
[10] http://www.berlin.de/labo/verpflichtung/dienstleistungen/
[11] http://www.provisit.de/
[12] http://www.wombles.org.uk/mailto:visaquestions@riseup.net
[13] http://www.wombles.org.uk/mailto:visaquestions@riseup.net
[14] http://www.berlin.de/labo/verpflichtung/dienstleistungen/
[15] http://www.auswaertiges-amt.de/diplo/de/WillkommeninD/EinreiseUndAufenthalt/Visabestimmungen.html
[16] http://www.moskau.diplo.de/Vertretung/moskau/de/01/Visabestimmungen/Visabestimmungen.html
[17] http://www.moskau.diplo.de/Vertretung/moskau/de/01/Visabestimmungen/Beantragungsverfahren.html
[18] http://www.provisit.de

[http://www.wombles.org.uk/article200702649.php]

Some information on how we could invite people to germany which need visas:

The best would be, when the sponsors are organisations, Astas or some social unions, because then they always have a proper reason to invite people for informational lectures at specific times and dates..etc.

If your are a person who could invite people personally you have to keep in mind:

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